Automatisering
av dataflyt

HR-universet er på vei til et mer digitalisert univers enn hva vi har sett før. Det har blitt stadig viktigere å involvere og samle de interne avdelingene som arbeider med ansattes data som f.eks.:

  • lønn
  • it
  • økonomi

De ulike avdelingene har vanligvis sine egne separate digitale løsninger, hvor mange manuelle oppføringer fører til feil og bortkastet tid. Hvis det ikke er direkte integrering mellom digitale løsninger betyr det også ofte at mye data går tapt, og å administrere tilgangskrav blir vanskelig. Det kan være systemer som f.eks.:

  • lønnsystemer
  • rekrutteringsverktøy
  • tidsregistreringssystemer
  • ERP-systemer

Flere felles krav på tvers av virksomheten:

Dette er derimot under forandring, og det er bl.a. fordi GDPR trenger seg på og krever mer digitalisering. Dette er grunnen til at avdelingene nå må jobbe tettere sammen for å finne de beste digitale løsningene for intern bruk. Når HR, lønn, IT og økonomi er i samme rom og trenger å klargjøre selskapets behov handler ofte samtalen om flyt av data.

  • Hva skjer når en ny medarbeider starter?
  • Hvordan sikrer vi at dataene blir slettet når medarbeideren slutter?
  • Hvem er involvert i prosessen?
  • Hvilken digital løsning skal være masterdata?
  • Hvilke løsninger skal kunne «snakke sammen” i form av integrasjoner?
  • Hvordan tildeles brukerroller til ansatte?

Det kan høres litt banalt ut, men mange bedrifter spør seg selv disse spørsmålene for øyeblikket, og det har blitt et viktig tema og en utfordring på tvers av avdelinger.

 


 

”Når vi besøker våre kunder i oppstartsfasen opplever vi – som aldri før – ønsket om involvering fra flere parter. Derfor snakker vi ofte med både HR, IT og f.eks. lønnsavdeling. Det handler om engasjementet og bekreftelse fra fler enn bare HR avdelingen”.

Julie Maja Nielsen, Chief Commercial Officer i HR Manager Talent Solutions

 


Jo mer støtte bedriften har rundt innkjøp av rekrutteringsverktøy eller en HR plattform, som inneholder hele prosessen fra kandidatinformasjon til ansattes stamdata, jo større er muligheten for en vellykket implementering.

Automatisering bidrar til økt forretningsverdi;

Et av de store spørsmålene her er; ”Hvordan sikrer vi at dataflyten blir automatisert?”. Selv om det er et alternativ, blir ikke nødvendigvis automatisering utnyttet tilstrekkelig.

Automatsering bidar bl.a. til:

  • En sikrere samsvarsprosess
  • Å sikre at kravet om åpenhet er møtt
  • ”Opprydding” i de mange interne digitale løsningene
  • Tidssparing i stedet for manuell inntasting av data
  • Samle flere data i en integrert løsning

I implementeringsfasen vår inngår vi dialog med alle våre kunder om hvordan dataflyten kan optimaliseres. Alt fra en saksbehandlingsprosess til når en ansatt endrer stamdata, noe som betyr tidsbesparelser og økt forretningsverdi.

Best-of-breed løsninger:

Store selskaper har bedt om en full HR løsning i mange år, men oftest blir det komplisert og for avansert for f.eks. mellomledere og ansatte. Derfor opplever vi nå større etterspørsel etter best-of-breed løsninger, som betyr å finne den beste løsningen for å møte behovene til hvert forretningsområde – og automatisere dataflyten mellom løsningene. Systemer, som er bra innenfor sitt område, oppfyller sjeldent alle behovene til alle bedriftens enheter. For eksempel kan et godt ERP- eller lønnssystem ikke nødvendigvis være optimalt i forhold til HR.

Som leverandør av HR- og rekrutteringssystemer er det viktig for oss å være spesialister innenfor HR, hvor vi tilbyr en best-of-breed løsning til våre kunder.

Nedenfor kan du bl.a. se hvordan vi bruker automatisering av dataflyt, fra vårt rekrutteringsverktøy ’Talent Recruiter’ gjennom onboarding prosessen med ’Talent Onboarding’ til HR-administrasjonen og medarbeiderutvikling i vårt HR-system; ’Talent Manager’.

Våre systemer kan brukes hver for seg, men de kan også brukes sammen som EN HR-platform, hvor det kan integreres til f.eks. lønnsystemer, tidsregistrering, single sign on, mm:

Samarbeidspartnere:

Vi har veldig mange samarbeidspartnere som vi jobber tett sammen med, og det er viktig for oss å sikre et godt automatisert dataflyt for våre kunder. Det betyr også utrolig mye for oss at våre samarbeidspartnere har et ønske om å finne den rette løsning for våre felles kunder.

En automatisering av dataflyten kan også kreve integrasjoner. Dette kan være vanskelig å forholde seg til, spesielt første gang. Det er noe som kan bli assosiert med tungvinne og dyre opplevelser. Men i dag er det heldigvis blitt enklere å utvikle integrasjoner, da teknologien også forbedres – og flere begynner å outsource integrasjoner og vedlikeholdelsen av disse. Våre åpne API’er blir i dag benyttet av mange av våre kunder, og flere av våre samarbeidspartnere som f.eks.:

  • Testleverandører
  • Lønnsystemer
  • Workforce Management
  • Time management
  • Bakgrunnssjekker
  • Kompensasjon og ytelser
  • Digital signatur

Men integrasjoner kan være mange ting, og derfor spør vi alltid kundene våre om deres spesielle og konkrete behov, slik at vi kan gi råd om bruk av automatisk dataflyt.

 


 

”Når en kandidat søker en jobb, skriver de inn sin informasjon og gir også da samtykke til lagring. Disse dataene kan resirkuleres gjennom hele prosessen fra første kontakt helt til oppsigelse. Her kan du se et eksempel på en automatisert prosess.”

Julie Maja Nielsen, Chief Commercial Officer i HR Manager Talent Solutions

 


 

Siden vi har besøkt og implementert for mer enn 800 selskaper vil vi gjerne dele våre erfaringer med deg, samt bidra til digitaliseringsprosessen. Du har mulighet til å sette en uforpliktende tid med oss på tlf: +47 24 11 29 20 eller her: